Obowiązujące w Polsce przepisy prawne jednoznacznie wskazują, że istnieje zasada swobody umów. Jest to swoista gwarancja, że strony mogą same ułożyć umowę, byleby nie była sprzeczna ona z prawem. Trzeba przyznać, że taka regulacja służy uelastycznieniu przepisów, które rzadko nadążają za zmianą rzeczywistości. Istotne jest jednak, aby każdy kontrakt zawierał określone elementy przedmiotowo istotne. W innej sytuacji może dojść do tego, że pewne jej postanowienia zostaną uznane za nieważne, a w ich miejsce znajdą zastosowanie odpowiednie przepisy prawa. Na ogół jednak nie ma z tym większych problemów praktycznych. Dobrze jest wiedzieć, że prawodawca przewidział również specjalny rejestr, w którym zawarł niedozwolone postanowienia umowne. Są one całkowicie nieważne, a czasami nawet powodują bezskuteczność całej umowy.
Niemal w każdym kontrakcie pomiędzy przedsiębiorcami bądź osobami fizycznymi należy określić wynagrodzenie za wykonanie danego dzieła lub usługi. Wynika to z faktu, że nieodpłatne umowy są co do zasady niewiążące. Istnieją tylko szczególne regulacje, które umożliwiają zawieranie bezpłatnych czynności prawnych. Należy do nich między innymi umowa użyczenia oraz darowizny. Ogólna zasada przyjmuje jednak, że niezbędne jest wypłacenie należności za dokonanie na rzecz osoby trzeciej określonej czynności faktycznej lub prawnej. Czasami jednak określenie z góry wysokości wynagrodzenia jest niemożliwe lub niecelowe. W takiej sytuacji niezbędne jest posłużenie się ryczałtem. Jest to swoista konstrukcja prawna, która umożliwia obliczenie kosztów wykonania dzieła wedle określonego miernika. Tym samym nawet w przypadku, gdy nie można z góry określić jego kosztów, wypłacane jest wynagrodzenie z określonej z góry wysokości, na które obie strony się zgadzają.
Cena ryczałtowa znajduje także zastosowanie w przypadku ogłoszenia przetargu lub aukcji. Najczęściej ma to miejsce wtedy, gdy zlecane są roboty budowlane przez organy administracji publicznej. Dokonanie przetargu jest wtedy nakazane prawem, bowiem tak stanowią rygorystyczne przepisy prawa zamówień publicznych. Jakiekolwiek odstępstwa od tej normy są zakazane. Jedynie w przypadkach, gdy kwota zamówienia jest bagatelna, możliwe jest wyłonienie zwycięzcy aukcji w trybie zapytania o cenę. Na ogół jednak roboty budowlane są na tyle znaczące, że niezbędne jest rozpisanie przetargu i przeprowadzenie całej procedury w trybie prawa zamówień publicznych.
Umowa ryczałtowa jest z reguły zawierana jedynie z zwycięzcą aukcji lub przetargu. Jedynie wtedy, gdy będzie on korzystał z pomocy podwykonawców, zaprasza się ich przedstawicieli do wspólnego posiedzenia. Tam negocjowane są wszelkie istotne warunki umowy. Ważne jest, że kontrakt nie będzie zawierał wyszczególnionych wydatków, które będą musiały zostać poniesione przez wykonawców. Wynika to z faktu, że w ramach umowy ryczałtowej nie jest możliwe określenie z góry ich wysokości. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy nie jest znane prognozowane zużycie materiałów budowlanych bądź koszt zatrudnienia robotników lub innych osób pośrednio odpowiedzialnych za realizację inwestycji. Dlatego możliwość określenia wynagrodzenia w formie ryczałtu wydaje się być wskazana w przypadkach, gdy konieczne jest rychłe zawarcie kontraktu, a nie jest możliwe ścisłe wyrachowanie kosztów, które będzie zobowiązana ponieść firma budowlana bądź inny podobny podmiot.
Z punktu widzenia zamawiającego niekorzystne jest postanowienie, w myśl którego wykonawca nie będzie zobowiązany do ścisłego wykazywania swoich wydatków. Jest to prawnie dopuszczalne, jednakże takie stanowisko budzi spore kontrowersje w praktyce. Zarzuca się mu, że dyskryminuje zamawiającego i osłabia wzajemne zaufanie stron. Ponadto naruszana jest zasada transparentności procedury przetargowej, co negatywnie odbija się na zaufaniu społeczeństwa do organów władzy publicznej, które zlecają daną inwestycję. Dlatego zaleca się, aby w każdej umowie tego typu dokładnie określono, kiedy wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia stosownego kosztorysu. Oczywiście nie będzie on miał charakteru wiążącego, bowiem wynagrodzenie wykonawcy jest ściśle określone w stawce ryczałtowej. Przydatne jednak będzie zamawiającemu w dokonywaniu przyszłych transakcji, ponieważ będzie wiedział, jaka cena wywoławcza jest adekwatna do rozmiaru robót, które należy wykonać w ramach danej inwestycji.
Klauzula rebus sic stantibus znajduje zastosowanie również w przypadku umów tego typu. Oznacza ona, że w przypadku wystąpienia nadzwyczajnej zmiany okoliczności, możliwa będzie zmiana stawki ryczałtowej określonej w umowie. Jest to postanowienie niezwykle korzystne dla każdej ze stron, ponieważ jak powszechnie wiadomo, istnieją pewne zdarzenia szczególne, które sprawiają, że wykonanie kontraktu będzie dla niej zbyt uciążliwe. Dzięki tej klauzuli uelastyczniającej możliwa jest szubka zmiany ceny, co pozytywnie przełoży się na szybkość wykonania danych robót. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że taka modyfikacja może spotkać się ze sprzeciwem drugiej strony. Przy takiej ewentualności może dojść nawet do procesu cywilnego, który jest sprawą długotrwałą i może osłabić wzajemne zaufanie stron. Ponadto istnieje ryzyko, że sędzia rozpatrujący sprawę nie uzna powództwa lub orzeknie o całkowitym rozwiązaniu umowy. Dlatego wszelkie sprawy wynikające ze stosowania kontraktu warto powierzyć sądowi polubownemu lub profesjonalnemu mediatorowi w sprawach gospodarczych.
W sytuacji, gdy umowa jest wykonywana przez różne podmioty, możliwe jest rozbicie sumy ryczałtowej na mniejsze części. Wtedy zlikwidowana zostanie solidarność pomiędzy wierzycielami. Tym samym każdy wykonawca po należytym wykonaniu niezbędnych robót otrzymuje prawo do poboru swojej części zryczałtowanego wynagrodzenia. Ma to ogromne znaczenie dla wielu firm budowlanych, które muszą zapewnić sobie stały napływ gotówki. Często tylko dzięki temu są w stanie brać udział w kolejnych przetargach oraz negocjować korzystne dla siebie warunki kontraktowe.
